敏捷宣言 – 回應變化 重於 遵循計畫

當我們收到一個任務:下個月要跟總經理作一個產品規劃的專案簡報,而總經理比較注重營收、市占率、品牌形象,因此主管要求你針對這些內容作準備。
你很認真的準備了兩週,但因為總經理臨時有事,秘書通知你該會議將由副總代為出席。
簡報當天,你認真努力了一個月的營收、市占率、品牌形象等主題,副總絲毫不感興趣;副總只在意產品功能、專案時程、整體預算等這些實務上的工作內容,但你未多加準備。
主管對於會議結果很不滿意,你感覺很委屈,明明都依照主管之前要求作準備了,誰知道副總不在意這些?
發生了什麼事?你只在意一開始的計畫:『總經理比較注重營收、市占率、品牌形象』,忽略了『會議將由副總代為出席』這個變化。

你是否應該抱怨主管怎麼不跟你說副總是務實派的,所以簡報方向要改;還是應該自己主動去詢問這個變化是否應該調整計畫?
你只專注在執行計畫:『這個內容是主管要我做的,我要做好』;怎麼不去想:『主管要我做的,是把當天的簡報做好』。因此,換了受眾,怎麼可以不換素材?

計畫永遠趕不上變化,就如同敏捷宣言提到的『回應變化重於遵循計劃(Responding to change over following a plan)』,我們在面對變化的同時,該用什麼樣的心態面對?

在職場常聽到這些:『當初不是這樣說的』、『這個你又沒說』、『為什麼又要改?』、『可不可以一次講完?』,總會覺得,都是別人的錯。但,這或許是別人面對變化所調整的計畫,他都可以回應變化了,為什麼你不行呢?

事前妥善的規劃很重要,但不代表規劃後就一昧的執行,直到做完為止。在這個過程當中,應該要適度的觀察,是否有任何因素影響到我們的規劃與成果,並且因應變化來調整計畫,才能產生最大的效益。

因應變化很重要,但不代表我們可以不作規劃、不作計畫,隨時隨地無章法的來調整,然後扣上一頂大帽子:『敏捷宣言說,回應變化重於遵循計劃。你不配合,就是不敏捷』。

回應變化不等於「沒有計劃」。而是請大家靈活地接受改變的到來。與其排斥變化,不如接受它,針對變化適時做出回應!

這可以套用在各行各業,更是日常生活,怎麼說呢?

假如你是魚販,你計畫進貨鯛魚,但客人都買吳郭魚。你會順應市場需求繼續進貨鯛魚,還是調整進貨配量改成吳郭魚呢?

假如你是3C產業,你知道市場都在用藍芽音響,你還會守舊地堅持開發乏人問津的隨身聽嗎?

再拿日常生活的例子,假如全家預計週末要去露營,出發前一天發現週末會有寒流暴雨,你會選擇堅持原有計畫冷個半死?還是改變計畫呢?

所以,別怕改變,接受它、擁抱它!

然而在執行專案的過程中,有時也會遇到朝令夕改、變化過於劇烈的狀況,此種狀況我們會戲稱為「隕石流開發」(可參考來自 T 客邦的翻譯文章)。這裡的「隕石」,通常會是客戶或主管的一句話,造成團隊做事的節奏發生劇烈的變化。特別是當隕石並非透過 Evidence Based Management (連結到另一篇站內文章)的方法產生時,可能會讓團隊無法心服口服,甚至喪失鬥志。

因此面對隕石流開發,我們可以嘗試這樣解決:

如果造成隕石的人來自不同的公司,我們可以透過與客戶簽訂敏捷合約(連結到另一篇站內文章)的方式來解決。

如果造成隕石的人來自公司內部,我們可以嘗試以下兩種方式:
1. 邀請隕石製造者與團隊公同制定 working agreements(連結到另一篇站內文章),並確實遵守。
2. 透過 scrum events (特別是 Retrospective)(連結到另一篇站內文章)探索隕石的形成原因,再討論如何化解問題。

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編輯:Paddy, Xinia, Stream

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